親戚や友人、会社関係などの突然の訃報を電話で受けたけれど、あまりにも急でどのように対応して良いのかがわからない、そのような経験がある方も意外と多いのではないでしょうか?そのような場面に遭遇してしまったときは「後からこうすれば良かった」などと後悔してしまうことがあるかもしれません。ここでは、急な訃報を電話で受けた時や会社として弔電などを出さなければならない際に、どのようなお悔やみの言葉を電話越しでまずはかけるべきか、そして通夜、葬儀、告別式など必要な確認事項の訊ね方など、電話でのおお悔やみに関するマナーやその確認事項を例文などを交えわかりやすくまとめてご紹介したいと思います。いつでも突然の訃報に対し、受け答えが対応できるよう電話のすぐそばに忍ばせて置き、いざというときのお悔やみの電話に備えておく、というのも良いかもしれません。
突然の訃報の電話を受けたとき、まずはどのように対応するべき?
急な訃報の電話を受けた時、自分にとってどのような関係であったとしても、
第一に述べることはお悔やみの言葉です。
第二にはお通夜、葬儀、告別式などの日程を訪ねます。
第三は電話を切る時のマナーです。
上記参考にして訃報を受けた際、どのように電話での対応をし、話しを進めて行けばよいかを順を追ってご紹介します。
お悔やみの言葉例
訃報の電話を受けた際にはまずお悔やみの言葉を述べなければなりません。電話越しで慌てずにお悔やみの言葉をかけられるよう故人との関係別にお悔やみの言葉をご紹介して行きます。
●親戚、友人・知人その家族、社員の家族、
- 大変な時にお電話頂き、有難うございます。心からお悔やみ申し上げます
- 突然のことで驚きました。心からお悔やみ申し上げます
- 突然のことで言葉も見つかりません。お悔やみ申し上げます
- あまりに突然のことで信じられません。どうぞお気を落とされませんように
親しい友人の家族
- 大変だったね。つらい時に力になれなくてごめんね。何か私にできることがあれば、なんでも言ってね
- 突然のことで言葉もみつからないけど、お悔やみを申し上げます。私に手伝えることがあったら何でも言ってね
すぐに弔問に伺ってもよいかをたずねる例文
親戚や親しい友人、その家族など、お悔やみしたい場合にすぐに弔問に駆け付けても良いかを尋ねる例文をご紹介します。
例文1:
お知らせいただき、ありがとうございます。突然のことで言葉も見つかりません。ご迷惑でなければ、できるだけ早くお悔やみに伺いたいのですが、伺ってもよろしいでしょうか
例文2:
お電話頂き有難うございます。突然のことで言葉も見つかりません。お差し支えなければ、出来るだけ早くお悔やみにお伺いしたいのですがお伺いしても宜しいでしょうか
例文3:
大変だったね。急なことでびっくりしたけど、大丈夫?今からすぐ行くよ(駆け付けます)。
※「すぐ駆けつける」ことを先方より断られたら「何か手伝えることがあればいつでも行ってください」と一言いい、下記の通夜・葬儀・告別式などの日程を尋ねる例を参考にしてください。
通夜・葬儀・告別式などの日程を尋ねる例
●親戚や親しい友人の家族など
例文1:
よろしければ、生前お世話になった故人にお別れをしたいのですが、この後の日程などはお決まりでしょうか。 お分かりでしたら宗教や宗派も教えて頂けますか?
例文2:
遠方のため、今すぐに伺うことができないのですが、今後の日程などはお決まりでしょうか。お分かりでしたら宗教や宗派も教えて頂けますか?
●親しい友人の家族
例文:
故人の名前と喪主の名前、お通夜や葬儀の日程と場所は決まってますか。宗教や宗派も分かれば教えてください
●社員の家族、
例文1:
お辛いところをお尋ねすることになり、本当に申し訳ないのですが、今後の日程などはお決まりですか。
例文2:
お忙しいところ大変申し訳ないのですが少しお伺いしたいことがございます
例文3:
何かとお取り込み中のこととは存じますが、お伺いしたいことがございます。今、お電話でお伺いしてよろしいでしょうか。
訃報の電話での確認事項
訃報の電話がかかってきた際にはお悔やみの言葉を述べてその後に通夜や葬儀へ参加するために確認するべき事項が何点かあります。
- 通夜・葬儀の日程と場所、電話番号など
- 宗教/宗派
- 故人の氏名(フルネーム)
- 社員との続柄(お父様、お母様、奥様など)
- 喪主(フルネーム)
- 社員との連絡方法(緊急連絡先)
その他、社員が会社に自身の家族の訃報を連絡してきた際には、忌引休暇の申請や弔電などの社内手続きが必要となります。忌引休暇中に業務連絡が必要になることもありますので、遺族である社員の気持ちを考えると かなり辛いことですが、会社として必要な情報はきちんと尋ねるようにしましょう。
社員などに対し確認が必要な情報
- 忌引休暇の申請及び、いつまで休暇を取るか
- 香典・弔電・供花はうけるか
- どうしても連絡を取らなければいけない時の緊急連絡先
必要な情報確認後の最後に電話を切る時のマナー
電話を切る前には必ず(電話をいただいたことに事に対する,及び必要な情報をうかがった)お礼の言葉を述べ相手が電話を切るのを待ちましょう。通常は電話をかけた側、受け取った側に関係なく、目上の人が先に電話を切りますが、お悔やみの訃報を受けた際は、かけてきた遺族もしくは代理人が切るのを待つとよりよいでしょう。もしも先に切る場合はすぐに切ることなどはせず、受話器は静かに置くようにしましょう。
最後に、
確認事項に宗教や宗派の確認がありますが、これは香典を用意する際の不祝儀袋やその表書きが宗教や宗派により異なってくるためです。宗教だけでもわかっていれば不祝儀袋を選ぶことができますが、宗教も宗派も分からない場合は白無地の封筒を用意し、表書きは「御霊前」。浄土真宗のみ「御仏前」となります。キリスト教も「御霊前」は使うことができますので、どうしても宗教や宗派が分からない場合の表書きは「御霊前」としておくと無難です。