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急な訃報に【お悔やみメール】のマナーと文例集

自分の親戚や知人、会社の同僚や上司、取引先などの方に急な訃報があった際に、故人のご家族や会社へお悔やみの連絡をしなければならない状況で、取り急ぎの連絡としてお悔やみの言葉をおくるにはメールを出しても良いのか、それともメールはよくないのか悩んでしまうという方は多いと思います。あるいは、お悔やみのメールをすることしたけれど、どのような言葉をメールに書いて送ればよいのか、書いてはいけない言葉があるのかなど、お悔やみのメールを書く際にはとても悩んでしまうというのは皆さんよくあることです。ここでは、すぐに駆けつけることができない場合などの際に、メールでお悔やみの挨拶をしても良いのか、そしてお悔やみメールはどのように書いて送れば良いのかなど、お悔やみメールに関するマナーとお悔やみメールの文例をまとめてご紹介したいと思います。

急な訃報があったときメールでお悔やみの挨拶をしても良い?

一般的にお悔やみの言葉はメールで送るのではなく、直接葬儀に参列したり、参列できない場合には電報や手紙を出すことがマナーですが、状況や間柄によってはメールを急ぎで送るものと認識して、お悔やみの言葉をメールで伝えることが可能です。 また、訃報の連絡をメールで受けた場合には、メールでお悔やみの言葉を返すことにより、相手への気遣いにもなるでしょう。ただし、送ってはならない相手や言葉もありますので注意が必要です。

お悔やみメールを送っても良い相手かを確認

● メールを送っても良い相手

  • 親しい友人
  • 親しい上司・同僚
  • 親しい取引先担当者、会社の上司、同僚などビジネス関連の間柄

●メールを送ることが好ましくない相手(失礼にあたる相手)

  • 親族
  • 疎遠な友達
  • 疎遠な上司・同僚
  • 疎遠な仕事の取引先担当者

お悔やみメールを送るメリット

メールなどのやり取りが頻繁に行われている親しい間柄であれば、お通夜や葬儀への参列前にお悔やみやねぎらいの言葉を送ることにより、遺族への励ましにもなります。メールであれば読み手が通夜や葬儀の準備などで多忙な時でも妨げとならずに、都合の良い時に読むことができます。

取引先の訃報や、社員の家族の訃報などの場合、遠方などの理由で通夜や葬儀告別式に参列できない場合には、お悔やみメールではなく弔電(お悔やみ電報)を送るようにしましょう。

お悔やみメール基本の流れをチェック

1)件名

  • 件名は簡潔に、内容がわかりやすいようにする
  • 迷惑メールやウイルスメールと間違われるような「大丈夫?」、「心配だよ」など、紛らわしい件名はできるだけ避けてください。「○○よりお悔やみ申し上げます」など、氏名や、具体的な情報をいれるとわかりやすいです。

2)本文

  • 時候の挨拶など前置きを書かない。お悔やみや遺族への励ましを送るメールなので時報の挨拶や前置きは書かず、本文から書き始めます。
  • 丁寧な言葉使いを意識する

お悔やみメールは、略式であるとはいえ、お悔やみの言葉として弔意を示すためのメールなので、手紙のように極端にかたい文章を書く必要はありません。ただし、 故人や遺族の方への敬称など、決まった言いまわしには気を付け、できるだけ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

※絵文字やローマ数字などは、携帯電話の場合機種などにより文字化けしやすので避けるのが無難です。

3)お悔やみメール文例

●親しい間柄、友人へのお悔やみメール

件名:○○よりお悔やみ申し上げます

文例1:

お父様のご逝去を知り、とても驚いています。本来なら直接お悔やみに伺いたいところですが、遠方のため、駆けつけてあげられず申し訳ありません。今は突然のことで気持ちの整理がつかないとは思うけどあまり気を落とされないように。私に出来る事がありましたら、いつでも連絡下さい。

文例2:

突然の悲報に接し、大変驚いております。ご家族の皆様にはさぞご心痛のことと拝察いたします。私事で葬儀に参列できないため、お別れも出来ず残念です。どうか無理をなさらぬようご自愛ください。故人の冥福を心よりお祈りいたします。

●上司・同僚へのお悔やみのメール

件名:総務課〇〇です。お悔やみ申し上げます。

文例1:

ご母堂様のご逝去に際し心よりお悔やみを申し上げます。本来であれば弔事に伺うべきところではございますが 略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。いろいろと大変だと思いますが、どうかくれぐれもご無理をなさいませんように。私たちでお手伝いできることがありましたらいつでもご連絡下さい。

文例2:

ご身内に不幸があったと伺い 謹んでお悔やみ申し上げます。仕事の方は心配なさらずに最後のお見送りをなさって来てください。私に出来る事がありましたら、いつでもご連絡下さい。特にご用命などなければ返信は不要です。

●取引先などビジネス相手へのお悔やみのメール

件名:○○株式会社 ○○よりお悔やみ申し上げます。

文例1:

株式会社○○

営業部  ○○様

この度はご身内にご不幸がおありだったと伺い、大変驚いております。○○様のご傷心を拝察いたし、心よりお悔やみ申し上げます。都合でご葬儀に伺うことができず、申し訳ありません。略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。

文例2:

株式会社○○

営業○課  ○○様

この度は○○様のご逝去に際し、謹んで哀悼の意を表します。突然の訃報に一同驚愕し、悲嘆にくれるばかりです。スケジュールの都合で私は葬儀に伺うことができず申し訳ありません。略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。

お悔やみメール注意する点

お悔やみメールは直接会って伝えるのとは違い、相手の顔を見ることもできず状況もわかりません。悲しみを少しでも和らげてあげたいと思って書いたはずなのに、逆に悲しみを一層深めてしまうこともあります。 お悔やみメールを送るときには、相手の心境に十分配慮した言葉選びや伝え方が必要です。

●仲の良い関係でも敬語や丁寧語を使う

突然の不幸を聞いて→突然のご不幸を伺って
お父さん→お父様  夫→ご主人様

●不幸がくり返されることを連想させるような「くり返す言葉」の使用は避ける

「これからも」、「この先も」、「わざわざ」、「たびたび」、「おって」、「重ね重ね」、「まだまだ」、「つくづく」、「いよいよ」

●不吉や不幸を連想させるような言葉は避ける

「切れる」、「離れる」、「降りる」、「消す」、「別れる」、「忙しい」

●遺族に故人の死因を尋ねることは避ける

●生死に対する直接的な表現は避ける

「死亡」、「死去」、「亡くなった」などは「ご逝去」などに言い換え、「ご存命」、「生きていた頃」などは、「ご生前」「お元気な頃」などに言い換え、生死に対する直接的な表現は避けるようにします。

●不吉を連想させる言葉は避ける

「死」、「苦しみ」などを想起させる言葉、あるいは数字の「4」、「9」などの使用、また、「消える、「大変なことになる」といった不吉さを想起させる表現は避けるようにします。

最後に

現代では、お悔やみメールはすぐに会いに行くことができない親しい間柄の方へは「慰めの言葉」としてまず、メールでお悔やみをすることは悪いことではありません。親しい間柄でも言葉遣いなどの最低のマナーを守ってお悔やみメールをし、改めて葬儀に参列したり、直接会ってお悔やみの言葉を伝えられるとさらにあなたのお悔やみの気持ちは伝わることでしょう。

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